您的机构有要处理不同类型的纸张文件——发票，物流文件，法律文件，合同，不同的问卷调查等吗?您的办公室被纸埋了吗?您站在不断寻找降低成本，并提高您的业务效率的方法?

　　有一个创新的方法它可以实现，自动处理商务流程纸张，不需要特殊技能或创造力。这将让您花更少的时间在枯燥的手动机械工作，并更专注于客户服务等重要的事情。

　　这里有3个软件，是您的办公室内自动处理纸张的必备产品，并能提高您的业务效率：

　　1 文档管理系统 (DMS)

　　自动处理文件不仅包括扫描，但前提是全面整合的数字化工作流程的文档转换成一家公司，其中包括员工，合作伙伴，客户和任何其他的通信。

　　你的组织需要立即访问关键业务信息，不能浪费时间和金钱寻找文件? DMS是一种有效的解决方案，以保持竞争力，并最大限度地提高业务效率。

　　安装技术：

　　· 允许安全，24/7访问远程工作人员，如家庭办公室或其他地方，在世界各地，它允许更快地做出关键的决定。

　　· 提供即时的文件搜索和检索。

　　· 速度效率，促进沟通和协作，而不紧张的财政预算案。

　　· 剪切每月打印相关的成本达数千美元，减少了物理文件柜。

　　然而，系统部署只是第一个步骤。如果你正在寻找的最好的技术，另外两个技术是必备的，不要忽视，他们可以使DMS系统功能更好的实现，是很宝贵的技术。

　　2 OCR 和 3 数据采集

　　通过实施一个DMS本身，可以有效地管理新的电子文档。但你不会减少低效率也没有从现有的纸质文件数字化或提取有价值的数据，从根本上提高生产力。

　　您的组织有纸质存档?员工花费大量时间手动输入数据和搜索必要的文件或资料?手工印刷的形式准确地处理数据，为您的团队是一个真正的挑战?

　　OCR和数据采集技术，可以自动处理所有这些。

　　OCR识别，光学字符识别，实现了全文扫描，PDF文件和数字图像识别和转换成可编辑，搜索文件(PDF / A，微软的Word，Excel，HTML，RTF，TXT等)的长期储存文件和所提取的数据(例如搜索，密文，分类，比较，计算等)的处理。

　　数据采集​​是一种先进的OCR技术，它可以自动只提取必要的信息的任何结构，语言和内容(发票，人口普查问卷，装运提单，检查化验等)到使用和访问业务就绪数据的表格和文件。

　　上述技术:

　　· 现有DMS基础设施抬高到一个完整的文件管理解决方案，能够合作，也对纸质文件，使企业摆脱成堆的纸张。

　　· 更换容易出错的手工处理与自动文档分类和处理。

　　· 同时处理机器和手工印制不同语言的信息。

　　· 直接将文档保存在适当的DMS文档库。

　　将硬拷贝文件到易于管理的在线数字档案，许多企业，从中小企业到大型企业 - 银行，物流公司，医疗保健服务，法制局等政府结构，如部委和教育机构或任何其他 - 已经提高了业务数据的可获得性和可操作性，提高服务的速度为客户，供应商，公民或工作人员，至少5次。

　　集成与平台

　　其中使用的复杂的解决方案的DMS，OCR和数据捕捉的其他好处是一个高层次根据你的项目的规模和需要的定制。今天，该公司可能会有两个发现：

　　· 准备好产品有直观的用户界面，可以安装和运行在同一天;

　　先进的OCR软件开发工具包，它提供了智能字符识别(ICR)数据手工印刷，光学标记识别(OMR)，条码识别(OBR)，使开发人员能够创建他们自己的解决方案，以快速和成本有效适合一些特殊需求。

　　您也可以选择在台式机，服务器，云和移动解决方案。今天，客户的期望实时服务和他们的供应商施加压力，以改变流程和消除体力劳动。文档处理的便携式设备的使用降低了成本，简化了数据通信和缩短反应时间，提供方便地访问你的服务和产品。

　　迁移到云，在市场上是另一种日益增长的趋势。越来越多的企业开始使用基于云的服务，特别是因为他们可以削减成本，为购买新设备(服务器)，昂贵的软件和维护。

　　下一步

　　此前仅适用于大公司工作流程自动化，但时下的复杂解决方案的实施是完全负担得起的中小企业，肯定有利于他们的客户，提供更高的投资回报。

　　现在你可以找到更多关于DMS，OCR和数据采集产品供应商和自己在众多的评论，要求试用版和选择复杂的解决方案，将您的工作流程管理，满足您的特定需求。

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